Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.
Документ (документированная информация) –
«зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее
идентифицировать» (закон «Об информации,
информатизации и защите
информации»).
Информация - «сведения о лицах, предметах,
фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»
(закон «Об информации, информатизации и защите информации»).
Документ, зафиксировав информацию, тем
самым обеспечивает ее
сохранение и накопление, возможность
передачи, многократное
использование, возвращение к информации во
времени.
Документ и его функции
Важнейшей функцией документа является
информационная. В
документе фиксируются факты, события,
явления практической и
мыслительной деятельности человека.
Документ несет юридическую функцию,
поскольку его содержание
используется в качестве доказательства при
рассмотрении спорных
вопросов. Ряд документов изначально
наделен юридической функцией
(договорная документация).
Внешние связи предприятий и организаций
обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ обладает организационной
функцией, функцией управления. С помощью документа обеспечивается воздействие
на коллективы людей для организации координации их деятельности. Документ
выполняет воспитательную функцию: он дисциплинирует исполнителя.
Хорошо оформленный документ воспитывает
эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
Комментариев нет:
Отправить комментарий