Классификация документов

 

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:

• видам деятельности (назначению): научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, учебно-методические, плановые, расчетно-финансовые, отчетно-статистические, по личному составу и др.;

• наименованию: чертежи, схемы, графики, карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.;

• способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото кино документы;

• месту составления: для решения внешних и внутренних вопросов.

Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую

корреспонденцию;

• степени сложности: простые и сложные.

Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных

рассматривается несколько вопросов;

• степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально»;

• юридической силе: подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом;

• срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно»;

• стадиям подготовки:

 черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки;

 подлинник - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника;

 копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника;

 выписка из документа - заверенная часть текста подлинника;

 дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником;

• происхождению: служебные (подготовленные в организациях) и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб);

• срокам хранения: постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет;

• степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;

• степени унификации:

 индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа;

 типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений;

 трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Эти документы являются шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ;

 анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста;

 таблица. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы;

 примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;

• характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Что такое документ?

 

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.

Документ (документированная информация) – «зафиксированная на

материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее

идентифицировать» (закон «Об информации, информатизации и защите

информации»).

Информация - «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления» (закон «Об информации, информатизации и защите информации»).

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее

сохранение и накопление, возможность передачи, многократное

использование, возвращение к информации во времени.

Документ и его функции

Важнейшей функцией документа является информационная. В

документе фиксируются факты, события, явления практической и

мыслительной деятельности человека.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание

используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных

вопросов. Ряд документов изначально наделен юридической функцией

(договорная документация).

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ обладает организационной функцией, функцией управления. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации координации их деятельности. Документ выполняет воспитательную функцию: он дисциплинирует исполнителя.

Хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

История делопроизводства

Первые документы появились практически одновременно с

возникновением письменности. Со временем работа с документами вылилась в определенный вид деятельности - делопроизводство. История документов и

делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых

записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с

изменением правил их создания и оформления.

На Руси деловые документы появились в Х веке. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов. Первый свод законов Киевской Руси "Русская правда", датирован XI веком.

В XI-XV веках формируется круг людей, занимающихся

делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования

документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников.

Централизация государства приводит к развитию государственного

делопроизводства: создаются приказные избы - приказы. Высшим

правительственным учреждением становится Боярская дума. Документы

того времени скатывались в свитки.

Существовало ограниченное число видов документов приказного

делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя

воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки

(доклады, поступающие в приказы с мест).

Приказное делопроизводство касалось в основном государственных

и гражданских дел.

При Петре I принимаются меры по унификации делопроизводства и

постановке его на законодательную основу. Петр I уделял много времени

реформам в области управления государством. При нем появляются новые

учреждения и регламенты для них.

В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший

основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала

называться "коллежской". В "Генеральном регламенте" была определена

система норм документирования. Уже с петровских времен в российской системе делопроизводства основной задачей становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.

В начале XIX века появились министерства.

В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало единообразным.

С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в

виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения

прохождения дел. По очередности исполнения все поступающие в

министерство дела делились на чрезвычайные, срочные и текущие.

Веками документы оформлялись вручную. Лишь в конце XIX века

появились первые механические пишущие машинки. Большая скорость

подготовки и компактность документа, возможность получения сразу

нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но тем не менее

процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для

внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать

заново.

В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и

советская власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром

исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской

волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового

письма. В 1931 г. вышли "Общие правила документации и

документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки

документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений,

организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные

положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства)

- комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного

обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в

архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы.

В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами, и появилось новое понятие «документационное обеспечение». С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами.

https://www.miigaik.ru/vtiaoai/tutorials/17.pdf

Подстили и жанры официально-делового стиля

1. Назначение, сфера функционирования, конструктивные и языковые особенности официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль (д.с.) – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы административно-правовой деятельности. Д.с. служит для удовлетворения потребностей общества при оформлении разных актов государственной, общественно-политической и экономической жизни страны.

Назначение д.с. – документальное оформление официально-деловых отношений, возникающих: 1) между органами государства, 2) между организациями или внутри них, 3) между организациями и частными лицами в процессе производственной, хозяйственной, юридической деятельности.

К важнейшим разновидностям (подстилям) этого стиля относятся:

1) собственно официально-деловой (канцелярский);

2) юридический (язык законов и указов);

3) дипломатический.

Основные черты делового стиля:

1) ясность, точность, логичность и доказательность изложения;

2) детальность изложения (сопровождаемая подробной рубрикацией);

3) четкость, строгость формулировок (не допускающая двояких толкований);

4) особые формы расположения материала (определяемые жанром делового документа);

5) использование стандартных речевых формул, т.е. канцеляризмов, необходимых для удобства общения в деловой сфере. Примеры канцеляризмов: ставим (Вас) в известность о том, что…, доводим до (Вашего) сведения; в целях оказания (технической) помощи; в соответствии с распоряжением; ввиду срочности заказа и т.п.

6) использование терминов и однозначных слов и словосочетаний (близких к специальной деловой терминологии). Таковы, например: постановление, резолюция (в канцелярском подстиле), истец, ответчик (в юридическом подстиле), свидетельствовать кому-л. свое глубокое уважение (в дипломатическом подстиле);

7) безличность высказывания (проявляется в употреблении глаголов в форме третьего лица, например: предстоит сделать, надлежит выполнить, следует предложить; пассивных конструкций – возвратных глаголов и страдательных причастий, например: дело заслушивается, было заслушано, дата определена, вопрос отложен, откладывается);

8) обилие сложных конструкций:

- сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия),

- уточняющих конструкций (причастных и деепричастных оборотов, вставных конструкций),

- сложных союзов (например: вследствие того, что.., в связи с тем, что…, ввиду того, что… ) и отыменных предлогов для дифференциации смысловых отношений (типа на предмет (получения пособия), в случае (повторного нарушения), за счет (экономических средств); конструкции с предлогом по+ предложный падеж существительного: по истечении (указанного срока), по предъявлении (документа), по завершении (ремонта), по достижении (результата).

Деловой стиль включает в себя разнообразные жанры:

- государственных указов, актов и постановлений, межгосударствен-ных соглашений, дипломатической переписки и протокола;

• юридических законов, кодексов и уставов;

• внутриведомственных инструкций, распоряжений и приказов;

• ведомственной переписки, анкет и объявлений:

• различного рода заявлений (личных, исковых, служебных), договоров, доверенностей и др.

1. Понятие «деловой документ» и его реквизиты

В сфере деловой речи мы имеем дело с деловым документом, т.е. с деловой бумагой, обладающей юридической силой.

В деловом документе используются языковые средства письменного официально-делового стиля. Деловой документ, как и научный текст, относится к информативному типу текстов (в отличие от экспрессивного типа текстов: публицистических, художественных).

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов.

Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты:

1) эмблему организации; 2) наименование организации; 3) юридический адрес организации; 4) Ф.И.О. автора документа (заявитель, проситель и др.); 5) название вида (жанра) документа (вид документа не указывается только в деловых письмах); 6) дату;7) индекс документа; 8) адресат (получатель документа – его должность, фамилия и инициалы); 9) заголовок к тексту; 10) текст; 11) отметку о наличии приложений; 12) визы; 13) подпись; 14) печать; 15) отметку об исполнении документа и направление его в дело и др. (полный перечень документов содержит ГОСТ Р 6.30-2003). Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документа.

В соответствии с правилами оформления документа его содержание можно разделить на три основные части:

1. заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста: эмблема организации, наименование организации, ее юридический адрес, Ф.И.О. автора документа (заявитель, проситель и др.) название вида (жанра) документа, дата, индекс документа, адресат; заголовок к тексту);

2. основную часть (реквизиты: «текст» и «приложение»);

3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения, т.е. визы, подпись, печать, отметка об исполнении документа).

3. Общие правила оформления документов

Стандартизация формы документа значительной упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку.

При подготовке текста должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания; логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки ситуации и фактов; полнота информации; нейтральный, корректный (уважительный) тон изложения; деление документа на смысловые части (абзацы); соблюдение требований, предъявляемых к содержанию и форме документа типовым формуляром.

Нарушение перечисленных выше требований существенно осложняет работу с документами. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Неправильное расположение материала, обусловленного типовым формуляром, очень затрудняет использование документа.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к бланкам сводятся к двум основным: составу обязательных сведений об организации и их рациональному размещению.

Бланк документа – это лист бумаги формата А-4 или А-5 с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.

Каждая организация для оформления организационно-распорядительных документов обязана иметь два вида бланков: общий (для всех видов документов) и бланк для служебных писем. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового и продольного расположения реквизитов.

Обязательным элементом для общего бланка и бланка для писем является наименование организации – автора документа в полном и сокращенном виде в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в установленном порядке. В наименовании используются закрепленные сокращения, например: ОАО (открытое акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество) , ООО (общество с ограниченной ответственностью) и т.п.

На бланках для писем указываются названия реквизитов: индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона; номер телетайпа (абонентского телеграфа); электронный адрес; номер счета в банке и реквизиты банка; дата; индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа. Наименование вида документа на бланке письма не указывается.

При создании документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

4. Виды документов

По своему содержанию документы делятся на служебные и личные. Виды деловой документации можно условно разделить на три группы:

1. Деловые бумаги личного характера;

2. Служебная документация;

3. Деловая переписка.

Личные документы касаются конкретного лица и являются именными.

Деловые бумаги личного характера: заявление; доверенность (личная); объяснительная записка; расписка; автобиография; характеристика; резюме.

Служебные документы затрагивают интересы предприятия, организации.

Понятие «служебный документ» относится к сфере административно-управленческой деятельности.

По своему функциональному назначению служебные документы делятся на несколько больших групп:

- директивно-распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание),

- административно-организационные (устав, положение, должностная инструкция),

- информационно-справочные (протокол, акт, докладная записка),

- служебные и коммерческие письма,

- финансовые и учетные документы.

5. Составление личных документов (заявления, доверенности, расписки, объяснительной записки)

Заявление – документ, содержащий просьбу лица (лиц)учреждению или должностному лицу.

Реквизиты заявления: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, подпись.

Доверенность – документ, дающий право доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных (а также материальных) ценностей от имени доверителя. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому выдана доверенность).

Реквизиты доверенности: название вида документа, дата выдачи доверенности и дата удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителя и подпись должностного лица, заверяющего доверенность (т.е. удостоверяющего подпись доверителя), печать.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Реквизиты расписки: название вида документа, дата, подпись лица, давшего расписку.

Объяснительная записка - документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисциплины, каких-либо социально-общественных правил(например, общежития, поведения), невыполнения задания и т.п.

Реквизиты объяснительной записки: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, отметка о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте, подпись.

Жанровая дифференциация и отбор языковых средств в публицистическом стиле

 

Публицистический стиль — это стиль, обслуживающий сферу общественно-политических, общественно-экономических, социально-культурных и других общественных отношений.
Основные функции публицистического стиля — информационная и воздействующая; основные формы речи — устная и письменная', типичный вид речи — монолог.
Публицистический стиль считается весьма сложным явлением вследствие «неоднородности его задач и условий общения и в целом особенностей экстралингвистической основы» [53, с. 179].
Подстили и жанры
Характерные особенности этого стиля — актуальность проблематики, образность, острота и яркость изложения — обусловлены социальным назначением публицистики: передавая информацию, произвести на адресата (часто — массового) определенное воздействие, сформировать общественное мнение по той или иной проблеме.
Основные под стили данного стиля:

• (1) газетно-публицистический (язык газеты);

• (2) агитационный (призывы, воззвания, листовки, прокламации и т.д.);

• (3) официальный политико-идеологический (партийные постановления и т.п.);

• (4) массово-политический (выступления на митингах, собраниях и т.п.).

Жанрами публицистического стиля являются: передовая статья, теоретико-политическая статья, морально-этическая статья, международный обзор, корреспонденция, репортаж, фельетон, памфлет, очерк, заметка, спортивные обозрения, выступления на собраниях политического характера и др.
Публицистика
Публицистика (от лат. publicus — общественный), род произведений, посвященных актуальным вопросам и явлениям текущей жизни общества и содержащих фактические данные о различных ее сторонах. Содействуя формированию общественного мнения, взглядов, интересов и стремлений людей, влияя на деятельность социальных институтов, публицистика играет важную политическую и идеологическую роль в жизни общества.
Публицистика содержит огромный документальный материал о самых разных явлениях социальной жизни, поэтому для последующих поколений произведения публицистики выступают как летопись общественно-политической борьбы, исторический источник, содержащий обширные данные, характеристики позиций различных социальных систем, образные зарисовки событий, характеров, быта, сведения о культуре и т.д.
Истоки публицистики восходят к ораторскому искусству античности: Демосфен, Цицерон, Аристофан, Ювенал, Лукиан, Геродот, Плутарх. Ораторские формы публицистики получили развитие в религиозном и церковно-политическом красноречии.
Русская публицистика ведет начало от «Слова о законе и благодати» (XI в.), проповедей Кирилла Туровского (XII в.), обличительных произведений Максима Грека (XVI в.), Ивана Пересветова (XVI в.). Остропублицистический характер носит переписка Ивана IV и Андрея Курбского. В XVIII в. высокое гражданственное звучание научных трудов и поэзии М.В. Ломоносова обусловило их просветительское и патриотическое значение; антикрепостническая направленность отличала публицистические произведения Н.И. Новикова, А.Н. Радищева.
Публицистические выступления Ф.М. Достоевского, Л.Н. Толстого, В.Г. Короленко оказали сильное влияние на духовную жизнь русского общества.
Наиболее полно и широко по всем разнообразии жанров публицистический стиль представлен на газетной полосе — это постановления и приказы, политические доклады и речи и т.д. Поэтому понятия «язык газеты» и «публицистический стиль» нередко рассматриваются как тождественные или близкие.
В газете весьма ощутимы переходные, межстилевые влияния. Так, постановления и приказы, где бы они ни были опубликованы, относятся к официально-деловому стилю. В аналитических проблемных статьях на научные и экономические темы, публикуемых в газетах, сказывается воздействие научного (научно-популярного, научно-публицистического) стиля. Стихотворение или рассказ, опубликованные в газете, тем не менее относятся к художественному стилю.

Подстили и жанры научного стиля речи

 

 

1. Академический или собственно научный. Цель – точная и аргументированная передача научной информации специалистам. Жанры: диссертация, монография, научная статья, доклад, научно-технический отчет. Например, монография представляет собой научный труд, посвященный многоаспектному рассмотрению и решению актуальной проблемы, обладающий новизной содержания, единством научного подхода, сложной композиционной структурой.

2. Учебно-научный. Цель – тематическое изложение основ науки для обучения будущих специалистов. Жанры: лекция, учебник, учебное пособие, сборник задач.

3. Научно-популярный. Цель – популяризация научных знаний для широкой аудитории. Жанры: популярная статья, популярная лекция, телевизионная программа.

4. Научно-информативный. Цель – сообщение научной информации с максимально точным объективным описанием фактов (чтобы юридически защитить эту информацию). Жанры: техническая инструкция, промышленная реклама, технологическое описание.

5. Научно-деловой. Цель – продвинуть идею на рынок. Жанры: описание проекта с заявкой на финансирование, патент, авторское свидетельство, стандарты.

6. Справочно-энциклопедический. Жанры: энциклопедии, словари, справочники.

Виды компрессии научного текста

Зачем нужна компрессия, то есть сжатие текста? Она помогает в 10 раз быстрее запоминать информацию, развивает аналитическое мышление.

Выделяют следующие виды компрессии научного текста:

Резюме – краткое изложение сути текста, краткий вывод, итог. В устной речи обычно вводится специальной связкой: «Резюмируя сказанное…».

Выписки – цитаты из текста, обычно делаются на карточках. На каждой карточке – не более одной записи: сверху указывается тема выписанной цитаты, снизу – библиографические данные. В целях эффективности выписки выполняются на карточках разного размера и цвета.

Виды планов: вопросный (в виде вопросов), назывной (в виде назывных предложений), тезисный (в форме тезисов, которые нумеруются), план-опорная схема (схема и ключевые слова). По степени сложности выделяют такие виды планов: простой и сложный. План учит четко формулировать мысли, помогает восстанавливать в памяти услышанное, прочитанное. Умение составлять план – это умение анализировать текст, выделять в нем главное, что является следствием усвоения содержания.

Конспект – сокращенная запись информации, фиксирующая основные положения текста, которые при необходимости аргументируются, иллюстрируются примерами (объем – 1/3 начального текста).

Виды конспектов: по полноте фиксации – краткий, подробный; по форме – тезисный (текстуальный), его можно оформлять в виде цитат, сохранять текст без изменения, можно использовать свои, более краткие формулировки, сокращать слова, конспект-план (каждому пункту плана соответствует тезис и аргумент, который приводит автор), конспект-схема.

Тезисы. Этим термином называют два вида текста: 1) краткое изложение идеи и результатов исследования в виде связного текста объемом от 1 до 3 страниц текста; 2) перечень пронумерованных отдельных тезисов – основных положений текста, кратко сформулированных в виде утверждения (тезис глагольного типа) или тезисов номинативного типа. Номинативными называют тезисы, в которых подлежащее и сказуемое выражены существительными в Им.п. Таким образом, каждый тезис является информационным центром смысловой части текста (как правило, абзаца).

Виды тезисов: первичные или вторичные. Первичные составляются на основе своего текста, вторичные – на основе чужого.

Тезисы имеют композиционно-смысловую структуру: преамбулу (тезис, вводящий в проблематику, обосновывающий ее актуальность, представляющий предмет исследования), основное тезисное изложение, составляющее предметно-логическое единство, заключительный тезис (итог изложенного).

Основные недочеты при составлении тезисов: 1) чрезмерная усложненность фраз, затрудняющих восприятие и сохранение в памяти их содержание; 2) содержательная недогруженность фраз (мало значимой информации); 3) чрезмерное дробление фраз, приводящее к дроблению мысли и затрудняющее установление взаимосвязей между их фрагментами.

Аннотация – краткая информационная характеристика книги, статьи и т.п.

Структура аннотации:

1. Выпускные данные (автор, название, место, год издания, количество страниц, если это книга, или с какой страницы по какую, если это статья).

2. Краткая характеристика содержания и структуры текста; главные вопросы, темы, проблемы перечисляются (о чем текст?), но само содержание не раскрывается. Речевые клише: «автор ставит следующие вопросы, останавливается на проблемах», «статья посвящена», «в статье рассматривается вопрос…». Могут указываться особенности композиции: из каких разделов, частей состоит работа.

3. Рекомендательная часть: предназначение работы (для кого предназначена, кому адресована, для кого представляет интерес).

Если есть 1 и 2 часть – это справочная аннотация, если 3 часть – это рекомендательная аннотация.

В аннотации используются речевые клише, например: в (чем) рассматривается (что); содержит изложение; данная книга знакомит читателя; в книге изложена концепция; основная цель состоит в (чем); представляет интерес для (кого).

Реферат – композиционно-организованное, сжатое изложение информации на основе ее смысловой переработки. Главная цель реферата – изложить и осмыслить содержание первичного текста или группы текстов.

В реферате, в отличие от аннотации, не только перечисляются основные вопросы работы, но и раскрывается их содержание. Реферат представляет собой связный текст, имеющий постоянную структуру: дается библиографическое описание первоисточника, приводятся сведения об авторе, формулируется тема работы, указывается, чему она посвящена; перечисляются основные вопросы, положения, проблемы работы и анализируются самые важные из них; дается характеристика композиции первичного текста, воспроизводится аргументация автора, приводятся выводы автора первичного текста. При написании реферата используются речевые клише: «работа посвящена», «в статье рассматривается проблема…», «основная мысль работы состоит…», «доказательством служит…», «автор сопоставляет данный факт с…», «автор приходит к выводу о…».

По количеству реферируемых источников выделяют монографический реферат (по одному источнику) и обзорный (используется несколько источников по одной теме).

По цели выделяют информативный и аналитический реферат. Основная цель информативного реферата – изложить содержание первичного текста: назвать тему, сформулировать проблему, охарактеризовать материал и структуру работы, изложить авторскую позицию, сформулировать выводы первичного текста. Основная цель аналитического реферата – изложение содержания первичного текста во взаимосвязи с проблемой, волнующей автора реферата. Как правило, первичные тексты не воспроизводятся по содержанию целостно, а вовлекаются во вторичный текст избирательно, в связи с постановкой авторской проблемы. Такой реферат обязательно содержит оценку авторской позиции. Материал первичных текстов вводится с указанием на авторство, пересказывается, цитируется, параллельно ведется аналитический комментарий данного материала в нужном автору реферата аспекте.

Рецензия – письменный разбор, включающий комментирование основных положений, обобщенную аргументированную оценку работы, выводы о ее значимости. Основные функции рецензии – информационная и оценочная.

Отзыв – общая характеристика работы без подробного анализа, содержащая практические рекомендации.